Cách viết email hay và đúng chuẩn (P1)

Email viết cho đồng nghiệp, ông chủ hay người quen, bạn bè sẽ sử dụng những ngôn ngữ trang trọng hoặc thân mật khác nhau.

Email (hay còn gọi là thư điện tử) thường ngắn hơn một bức thư viết tay nhưng dài hơn một đoạn văn bản. Email không khẩn cấp như việc gọi điện cho ai và mỗi email sẽ sử dụng ngôn ngữ khác nhau phụ thuộc vào người viết và người nhận. Trước khi gửi email thay vì gọi điện hoặc gửi thư, bạn cần cần nhắc tại sao mình chọn cách này để biến bức thư điện tử trở nên ý nghĩa và chuẩn hơn.

Email là cách thông minh để bạn gửi thông điệp tới tất cả mọi người.

Viết email cho đồng nghiệp hoặc ông chủ

Email trong công việc (work email) thường được sử dụng để tạo lập các cuộc họp. Người viết dễ dàng ghi hết các thông tin về cuộc họp trong cùng một email. "Work email" cũng rất hữu ích khi bạn muốn đặt câu hỏi mà không cần câu trả lời ngay lập tức hoặc gửi một lưu ý nhỏ cho những người bận rộn vì họ có thể xem lại chúng sau.

Những điều mà một "work email" nên có:

- Gửi lời chào hỏi và địa chỉ cũng như tên người bạn muốn gửi tới.
- Giới thiệu: nếu người nhận không biết bạn là ai, bạn cần giới thiệu về mình một cách ngắn gọn.
- Nêu mục đích gửi email: giải thích lý do gửi email.
- Thông tin: ghi tên bạn, địa chỉ, số điện thoại liên lạc vào cuối email để người nhận có thể dễ dàng liên lạc trực tiếp nếu cần.

Những cụm từ phổ biến:

- "I hope you’re doing well": bạn có thể thêm cụm từ này vào đầu email sau lời chào hỏi.
- "I hope this email finds you well": câu này được sử dụng giống như câu trên nhưng mang ý nghĩa trang trọng hơn.
- "I just wanted to update you on..." or "I just wanted to let you know that…": cả hai câu nói đều là cách thú vị để bạn gửi một lời nhắn, lưu ý về một điều mà người nhận đã biết.
- "Thank you for your time": bạn có thể gửi lời cảm ơn cho người nhận vì đã dành thời gian vào cuối email.
- "Sincerely": từ này thường được sử dụng trước khi ký tên của bạn và thường được sử dụng để viết thư cho ông chủ. 

Ngôn ngữ được sử dụng trong email gửi cho người quen không cần quá trang trọng. Tham khảo thêm: toeic ms hoa, thi toeic, anh van giao tiep